Verificación caso a caso de las personas que la entidad vincula a su planta y de los contratistas y proveedores que ejecutan sus recursos, con aclaración del interesado y expediente trazable. Para entidades públicas, empresas del Estado y organizaciones que ejecutan recursos públicos o de cooperación en Colombia.
Conocer a la contraparte antes de comprometer recursos públicos no es una buena práctica opcional: es un deber que la ley asigna a quien nombra y a quien contrata.
La Constitución y la ley definen quiénes no pueden ser designados como servidores públicos ni celebrar contratos con las entidades estatales.
Constitución, arts. 122 y 126 · Ley 80 de 1993, art. 8Las entidades del Estado obligadas a prevenir el lavado de activos deben adoptar medidas de debida diligencia que permitan identificar a la contraparte del contrato estatal y a sus beneficiarios finales.
Ley 2195 de 2022, art. 12Los servidores públicos y los particulares que ejercen gestión fiscal responden por el daño que causen al patrimonio del Estado, por acción u omisión.
Ley 610 de 2000, art. 1Una declaración juramentada acredita lo que el aspirante o el proponente afirma. La debida diligencia contrasta esa afirmación con evidencia independiente y deja constancia de los hallazgos.
La revisión documental confirma que los documentos están completos. No confirma que su contenido sea veraz, ni que lo siga siendo durante la ejecución del contrato.
| Dimensión | Revisión documental | Debida diligencia caso a caso |
|---|---|---|
| Base | Documentos que aporta el aspirante o el proponente. | Evidencia independiente de lo que la persona declara. |
| Momento | Al evaluar la hoja de vida o la oferta. | Antes de vincular o contratar, y durante la ejecución. |
| Resultado | Lista de requisitos cumplida. | Discrepancia documentada, con fuente y aclaración del interesado. |
| Contradicción | Subsanación de documentos. | Traslado y aclaración antes del reporte. |
| Trazabilidad | Expediente contractual. | Expediente digital con huella SHA-256. |
El servicio complementa la evaluación de la entidad. No la sustituye ni califica hojas de vida u ofertas.
Verifica la idoneidad y la integridad de las personas y empresas que ejecutan o proveen, para que la entidad conozca a su contraparte antes de comprometer recursos.
Antes de nombrar, adjudicar o firmar, con el expediente listo para el nominador, el comité o el ordenador del gasto.
Seguimiento mientras la vinculación o el contrato están vigentes, con revisión mensual de sanciones e inhabilidades.
Para convenios y programas de cooperación que exigen conocer a quien ejecuta en nombre del financiador.
La verificación previa muestra la situación de la persona el día en que se vincula. Una sanción o una inhabilidad puede registrarse con posterioridad. Por ello, el servicio incluye la revisión mensual de todo el personal vinculado, de planta y contratistas, en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación.
Ley 80 de 1993, art. 9 (inhabilidades sobrevinientes) · Ley 1952 de 2019, art. 238 (registro de sanciones)Insumo para la actuación del funcionario competente y para la descripción de la necesidad en los estudios previos.
Soporte documentado para las decisiones sobre beneficiarios y contrapartes, disponible ante control interno y órganos de control.
Soporte verificable de la elegibilidad de cada beneficiario y de la idoneidad de cada proveedor ante el financiador.
Debida diligencia de beneficiarios, socios implementadores y proveedores, bajo el marco normativo colombiano.
La entidad define qué se verifica. Novvai contrasta, documenta y traslada cada discrepancia al interesado para que la aclare. La decisión es siempre de la entidad.
Antes de consultar cualquier dato, el titular de los datos otorga su consentimiento para el tratamiento de su información y lo firma electrónicamente, tras validar su identidad. El consentimiento firmado queda con sello de tiempo y puede verificarlo un tercero. Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013 · Ley 527 de 1999, art. 7 · Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.47.1 y 2.2.2.47.4
La verificación es proporcional: se consulta lo necesario para el criterio en discusión, y nada se reporta sin haberlo trasladado antes al interesado.
Todas las líneas de Novvai operan sobre la misma suite de inteligencia artificial. La IA acelera el contraste y la consolidación de la evidencia; cada hallazgo lo valida un analista.
Los criterios, las fuentes y los protocolos de verificación no se publican. Se definen con cada organización y se comparten bajo confidencialidad, para preservar la eficacia de la verificación.
Una discrepancia es un hecho que requiere aclaración, no una imputación. El servicio está diseñado para que la entidad decida con el expediente completo y el interesado haya sido oído.
Toda discrepancia se comunica a la persona, con la oportunidad de explicarla y aportar documentos antes de que llegue al reporte.
Constitución, art. 29 · Ley 1437 de 2011El reporte describe hechos documentados. No asigna puntajes de riesgo ni probabilidades de fraude. Novvai no adopta ni propone decisiones sobre el beneficio.
Sentencia C-748 de 2011Una discrepancia es un hecho que requiere aclaración, no una imputación. Muchas tienen una explicación legítima.
Constitución, art. 83El tratamiento de los datos se limita a verificar los criterios del programa. La persona conserva sus derechos de consulta, rectificación y reclamo.
Ley 1581 de 2012Los datos sensibles solo se tratan con autorización explícita de la persona, que siempre dispone de una vía alterna.
Decreto 1377 de 2013, art. 6La verificación se limita a lo que el criterio en discusión exige, con supervisión de un analista identificado.
Sentencias C-022 de 1996 y C-093 de 2001La plataforma gestiona cada caso desde su inicio hasta la decisión final y sus recursos. La automatización cubre el trámite, el registro y la entrega, no la decisión.
Recibe cada discrepancia con su fuente, presenta explicaciones, adjunta documentos y solicita entrevista. Todo queda con constancia y marca de tiempo.
Ordena por caso los traslados, las respuestas y las constancias, y conforma el expediente que la entidad requiere para su actuación.
Registra cada consulta, acceso y actuación con huella SHA-256, de modo que un tercero pueda reconstruir qué se hizo, cuándo y con qué fuente.
Reporte de cada caso y análisis agregados del programa: casos verificados, discrepancias aclaradas y no aclaradas, tiempos por etapa y recursos.
Revisión mensual del personal de planta y de los contratistas en busca de sanciones o inhabilidades, con alerta para el supervisor o el área de talento humano.
Modelos de comunicación de inicio, traslado de discrepancias, acto motivado y resolución de recursos, ajustables por la entidad.
Las fuentes consultadas no mostraron hechos contrarios a los requisitos. No certifica que la persona esté correctamente focalizada.
Cada discrepancia con su fuente, su fecha y la aclaración de la persona, para la valoración individual del funcionario competente.
Seguridad de la información. Cifrado en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256), acceso por roles y bitácora de auditoría. Sistema de gestión certificado en ISO 9001, ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701 por ICONTEC, con reconocimiento IQNET. Ver certificados.
Contenido de referencia. No constituye concepto jurídico ni oferta vinculante. La aplicación a cada programa debe validarla la oficina jurídica de la entidad frente a su norma de creación y su reglamento operativo.
Solicite la propuesta técnica y el marco normativo para su programa.